Gestión del cambio

El cambio es una constante humana, ya lo decía Heráclito hace veinte siglos, pero lo que el sabio griego no podía ni siquiera intuir entonces es la velocidad de vértigo a la que se sucederían esos cambios hoy. La tecnología evoluciona tan rápido que cada avance se queda casi obsoleto de un día para otro y, en ese contexto, el mundo laboral se ve obligado a adoptar nuevas tecnologías, nuevas formas de trabajar y nuevas formas de interactuar. ¿Cómo hacerlo con garantía de éxito? La gestión del cambio es la respuesta.

Qué es la gestión del cambio 

La prestigiosa consultora KPMG establece la siguiente definición: "La gestión del cambio busca facilitar y conseguir la implementación exitosa de los procesos de transformación, lo que implica trabajar con y para las personas en la aceptación y asimilación de los cambios y en la reducción de la resistencia a los mismos". La transformación digital ha revolucionado la cultura de las empresas y este proceso es, por tanto, la respuesta a la necesidad de afrontar transformaciones rápidas e importantes. Las más frecuentes son: cambios tecnológicos, cambios en el modelo de negocio, cambios a nivel organizacional y de procesos, etc.

Por qué es importante la gestión del cambio organizacional y personal

Las consecuencias de las transformaciones siempre recaen sobre las personas, el principal activo de las compañías, y por ello es imprescindible contar con su concurso. Las personas, por regla general, suelen ser reacias a los cambios por la inseguridad y la incertidumbre que generan. La capacidad para saber adaptarse y gestionar los cambios es, según señalan diversas consultoras de recursos humanos, un claro indicador de liderazgo profesional porque en el contexto actual los líderes deben actuar como agentes de cambio.

Las personas que toman conciencia de la necesidad del cambio organizacional aumentan su compromiso con la compañía y con el éxito del proceso, demuestran que son capaces de afrontar nuevos retos y desarrollan una mayor autoconfianza. Para ello, a nivel organizacional es necesario fomentar la confianza en la dirección, generar un flujo de información constante y crear un ambiente que convierta al resto de compañeros en una buena influencia.

Al mismo tiempo, una adecuada gestión de los sentimientos de resistencia al cambio se torna fundamental para evitar consecuencias negativas tanto para los empleados —frustración, inestabilidad emocional o estrés— como para las organizaciones —menos productividad, incumplimiento de los objetivos o mal ambiente—, y para consolidar un cambio rápido, efectivo y duradero. Desde Robert Half, consultora internacional de referencia en recursos humanos, señalan que "las empresas deben ser muy conscientes de la importancia de gestionar el cambio para reducir el impacto sobre los empleados".

 VER INFOGRAFÍA: La gestión del cambio en una organización [PDF] Enlace externo, se abre en ventana nueva.

La proactividad de las organizaciones a la hora de enfrentar los cambios determinará que una compañía sea capaz o no de adoptar un nuevo proceso o sistema. Para las empresas, por tanto, la gestión del cambio ayuda a agilizar las transformaciones y, en consecuencia, a incorporar dicha capacidad como seña de identidad de cara al futuro. También reduce los incidentes que puedan afectar a la eficiencia económica del proyecto, impulsa las relaciones y las comunicaciones internas y refuerza el sentimiento de pertenencia del capital humano.

Claves para adaptarse a los cambios

De la necesidad de saber adaptarse a los cambios ya dio buena cuenta el naturalista Charles Darwin con su famosa teoría de la evolución. Adaptado al hoy, la clave consiste en establecer un marco claro y estructurado para gestionar los efectos que generan los cambios. Hay múltiples teorías, pero una de las más aceptadas continúa siendo la que formuló el profesor de liderazgo en la Harvard Bussiness School, John Kotter, en su libro Liderando el cambio (1995).

Kotter partía de la premisa de que para que el cambio sea exitoso, los directivos, gerentes y altos mandos tienen que desear que el cambio se produzca. A partir de ahí, el autor estableció ocho pasos o fases que repasamos a continuación:

 Crear sentido de urgencia

Conseguir que el cambio se vea como una necesidad por todos y cada uno de los miembros de la compañía. Para ello, por ejemplo, se puede proponer el cambio como una oportunidad de negocio.

 Formar una coalición

Identificar a diferentes líderes dentro de la empresa para establecer una alianza. El objetivo es unir a personas que comparten una misma visión para involucrarlos en el proceso de cambio.

 Crear una hoja de ruta

Para reducir la resistencia dentro de la organización es fundamental establecer un camino a seguir. Ese camino debe ser fácil de comunicar, de entender y de recordar.

 Comunicar de forma efectiva

La hoja de ruta debe transmitirse de forma persistente. Para ello, es fundamental responder con honestidad a todas las dudas y temores que planteen los miembros de la organización.

 Eliminar los obstáculos

Una vez la mayoría de los miembros estén convencidos de los beneficios del cambio, tocará hacerlo efectivo y detectar los posibles obstáculos a nivel organizacional que vayan surgiendo.

 Asegurar triunfos a corto plazo

El cambio puede ser un proceso largo y no exento de dificultades. Por ello, la mejor manera de mantener la motivación es estableciendo metas a corto plazo que permitan observar avances.

 Construir sobre el cambio

La hoja de ruta no es monolítica, sino que puede ser revisada durante el proceso para que ni los pequeños triunfos sean vistos como el éxito final ni los pequeños fracasos generen frustración.

 Anclar el cambio a la empresa

Una vez conquistado el cambio, llega el momento de consolidarlo y convertirlo en parte de la cultura de la empresa. De esta manera, los siguientes cambios serán vistos como una evolución.