Proyecto Darwin: Evolución de los servicios jurídicos de Iberdrola

Resultados del Proyecto Darwin

Los equipos legales internos de Iberdrola lograron avanzar en la digitalización de sus procesos y obtener eficiencias operativas y económicas durante el primer año de funcionamiento del Proyecto Darwin. Esta iniciativa, puesta en marcha en 2019, les ha permitido investigar nuevas soluciones tecnológicas, reevaluar sus procesos y, en definitiva, evolucionar para brindar un soporte más eficiente y de mayor calidad a todos los negocios del grupo.

A pesar del impacto de la pandemia de COVID-19, el Proyecto Darwin ha obtenido "un resultado excelente" en el año 2020, en palabras del director de los Servicios Jurídicos del grupo Iberdrola, Santiago Martínez. Esto ha sido posible gracias a la involucración de todos los equipos de los Servicios Jurídicos de los diferentes países donde opera la compañía, que han trabajado “con tesón e ilusión” para alcanzar los objetivos marcados.

 Eficiencias

Durante el primer año de funcionamiento, se creó el departamento de Operaciones Legales y se aplicaron nuevas técnicas de gestión presupuestaria que permitieron ahorrar un 14,9 % en el presupuesto de los Servicios Jurídicos. 

El 83,2 % de las adjudicaciones se han llevado a cabo a través de procedimientos competitivos de contratación, lo que ha propiciado eficiencias del 25,93 % en la tarifa media. Además, se han suscrito 13 acuerdos marco con los despachos jurídicos que más facturan a Iberdrola, ahorrando así más del 15 %.

Con la creación del departamento de Operaciones Legales y la incorporación al mismo de perfiles profesionales no jurídicos se ha incrementado la obtención de eficiencias económicas y operativas. Además, se ha digitalizado la gestión presupuestaria, logrando así un seguimiento en tiempo real no solo de los presupuestos —reducidos un 9 % a pesar de la expansión internacional y el incremento significativo de la actividad del grupo— sino también de la facturación de los despachos externos.  

La plantilla de los servicios jurídicos está mejor dimensionada. Mientras que el EBITDA del grupo Iberdrola creció un 2 % en tres años, la plantilla de los servicios jurídicos se redujo en el mismo periodo. Conseguimos hacer más con menos. Además, el porcentaje de mujeres supone el 57 % de la plantilla. 

 Transformación digital

La fiscalidad es uno de los ámbitos más beneficiados por la digitalización de los procesos, pues la tecnología ayuda a mejorar el control de los riesgos fiscales. Actualmente, en Iberdrola se trabaja en sistemas tecnológicos para el tratamiento de la información, sistemas de reporting, búsqueda de eficiencias y nuevas herramientas.

Entre estas herramientas, destaca Legal Tracker, un sistema de gestión que ya utilizaban los Servicios Jurídicos de AVANGRID —filial del grupo en Estados Unidos— y que en 2020 se implantó en España como primer paso para su extensión al resto de países. Además de permitir la facturación electrónica y el procesamiento de facturas, esta aplicación proporciona métricas en tiempo real y ofrece una supervisión completa de los gastos jurídicos. Se consigue, así, reducir los plazos de pago y generar eficiencias operativas y económicas.

En Iberdrola, apostamos por la digitalización del procedimiento de otorgamiento de poderes, por eso desarrollamos internamente nuestra propia herramienta digital llamada Compatt. Con ella, se ha conseguido reducir los trámites en papel. Por otra parte, a lo largo de 2021, y como parte de nuestro compromiso continuo con la innovación y la transformación digital, ScottishPower llevó a cabo una serie de proyectos como el despliegue de iManage en el equipo fiscal de Reino Unido; la inversión en herramientas de cumplimiento fiscal digitalizadas AlphaTax y AlphaVAT; y el aprovechamiento del potencial de nuestros datos a través de herramientas de visualización y análisis.

Estos proyectos de transformación han liberado eficiencias operativas; fomentado una mayor colaboración en equipo, utilizando nuevas tecnologías innovadoras y aprovechando el uso de nuestros datos de formas nuevas y más inteligentes.

Además, hemos puesto en marcha la “Iberdrola Legal Hub”, una plataforma digital que permite optimizar la redacción, negociación y firma de contratos y otros documentos legales, así como un seguimiento durante su ciclo de vida. Consiguiendo, en contratos ya implantados, una reducción del 70 % en los tiempos de redacción y negociación. Se trata de una herramienta que permite mejorar el servicio al cliente, garantizando la total seguridad jurídica, rápida y efectiva, proporcionando a su vez métricas que se ajustan a nuestras necesidades. 

Por otra parte, el equipo de tecnología fiscal, junto con fiscalidad corporativa, han desarrollado un modelo de reporting en Power BI que permite el análisis dinámico y la visualización de los datos clave. Esta funcionalidad ha supuesto un avance sobre todo en dos aspectos: la mejora en la disponibilidad de la información clave para la toma de decisiones de forma inmediata y, por otro lado, la agilidad en los procesos de reporting asociados. Darwin se ha convertido en nuestro centro de innovación para la transformación de la función fiscal. Ahora, nuestro departamento de tecnología fiscal nos permite generar internamente aquellas herramientas que son necesarias para facilitar el cumplimiento fiscal.

 Litigios

El 1 de abril de 2021 se puso en marcha la dirección de Litigios para reforzar y optimizar la estrategia procesal de la compañía. Este órgano ha impulsado un convenio global único con despachos externos que ha supuesto una reducción de costes del 25 % y una reducción del presupuesto del 29,4 % en esta área, gracias a la implementación de honorarios estandarizados. Asimismo, se estudia la posibilidad de aplicar herramientas de jurimetría para buscar resoluciones alternativas a los litigios.

Además, se ha establecido un servicio de procurador único en España logrando así un ahorro en las tarifas del 5 %, al tiempo que se han alcanzado eficiencias operativas con la reducción en un 90 % del volumen de facturas y la externalización de la alimentación de la base de datos de litigios.

 Globalización y colaboración

Gracias a la herramienta HighQ de gestión de proyectos legales, los Servicios Jurídicos del grupo trabajan en la digitalización y automatización de la gestión societaria, de poderes y de contratos. Hemos centralizado en un solo proveedor la Gestión Societaria Internacional, pasando de 24 despachos externos a un despacho global con un solo interlocutor para todos los países. La centralización nos aporta mayor agilidad y control, seguridad jurídica y un ahorro en costes de hasta un 32 %.

También hemos creado un pool de secretariado, administración y paralegal que permite una mayor especialización y eficiencias operativas significativas.

 Actualización y mejores prácticas

Tras la creación del área de Gestión del Conocimiento, se puso en marcha la plataforma digital LEXchange, un vehículo de comunicación entre los diferentes equipos que permite que estos se mantengan permanentemente informados. Promueve un intercambio de experiencias y mejores prácticas, la consulta de bases de datos jurídicas y un fácil acceso a nuestras normas y procedimientos. 

Otras acciones desarrolladas han sido el lanzamiento de La Hora Iberdrola, en la que Santiago Martínez, responsable de los Servicios Jurídicos del grupo, habla sobre temas de actualidad de la compañía, así como la creación del Iberdrola Legal Day y la realización de webinars; dos apuestas por la mejora de la comunicación interna y externa.

En materia fiscal, nos hemos anticipado a la publicación de la Norma UNE 19602 de gestión de compliance tributario, diseñando e implementando un sistema propio. Como resultado, Iberdrola se ha convertido en la primera empresa española certificada por AENOR, la cual se renueva anualmente.
Además, el programa de evaluación personal Talento Darwin permitirá un mejor desarrollo de las carreras profesionales de los miembros de los Servicios Jurídicos: incluye una evaluación 180º de habilidades y otra 360º de comportamientos. 
 

¿Qué es el Proyecto Darwin?

El grupo Iberdrola se ha posicionado como un líder energético mundial en materia de energías limpias, desarrollo sostenible e innovación, con una diversificación geográfica cada vez mayor y todos sus negocios en continuo crecimiento. Los Servicios Jurídicos, que se han ido adaptando de manera eficaz a la evolución de la compañía, tienen que hacer frente ahora a los retos que plantea la digitalización y la creciente competitividad del mercado para mantener el alto nivel de excelencia alcanzado, avanzando en la confianza e integración con los negocios del grupo, pensando globalmente y actuando localmente, y aprovechando las sinergias y mejores prácticas de la compañía.

Por eso, en mayo de 2019 los Servicios Jurídicos de Iberdrola lanzaron el Proyecto Darwin (digital transformation, smart, worldwide, innovative, efficient), con la finalidad de mantener su departamento alineado con los objetivos del grupo —crecimiento de los resultados, excelencia operativa, el cliente como centro de la estrategia y optimización del capital— y convertirlo en un referente en innovación, eficiencia y digitalización.

El Proyecto Darwin nos permitió crear una marca, una cultura y un modo de hacer las cosas más moderno e innovador. Todos tenemos interiorizado el espíritu Darwin y ello nos va a permitir seguir liderando la evolución y la transformación del sector jurídico. En 2022, el Proyecto Darwin evolucionará para transformarse en el Espacio Darwin, un espacio transversal con tres ambientes: eficiencias, actualización digital y punto de encuentro.